L’anno sta volgendo al termine e ad un certo punto dovrai smistare le pile di scartoffie e tutta la documentazione che si è accumulata sul tuo tavolo relative alla tua professione di Property Manager. 

Potrebbe essere allettante mettere tutto in una grande scatola e dimenticarsene, ma noi di FreedHome ti consigliamo vivamente di dedicare del tempo all’organizzazione delle pratiche burocratiche relative alla gestione delle proprietà.

Non sai mai quando potresti aver bisogno di determinati documenti, quindi averli a portata di mano aiuta sempre. Non devi tenere tutto, ma assicurati di risparmiare un po’ di spazio in uno schedario per i documenti riguardanti le cose più importanti.

Property Manager

Property Manager: Gestione della documentazione degli inquilini

È buona norma impostare una cartella per ogni inquilino in cui conservare tutte le informazioni correlate, come ad esempio:

– Rapporti di controlli e referenze

– Una copia del contratto e tutto ciò che riporta la firma dell’inquilino

– Prova di ricezione o trasferimento dei pagamenti da e verso l’inquilino con date e importi delle transazioni

– Immagini prima e dopo l’affitto della proprietà; fotografie che documentano danni o comprovano la perdita del deposito cauzionale

– Reclami da e/o sull’inquilino

– Tutta la corrispondenza documentata con gli inquilini, come e-mail stampate o lettere formali

– Le tue note personali su un inquilino

Questi documenti possono tornare utili se un ex inquilino decide di affittare di nuovo un immobile da te gestito.

Potrai accedere alla cronologia dei pagamenti e valutare le prestazioni dell’inquilino per decidere se affittarlo di nuovo. Inoltre, se qualcuno richiede referenze sull’ex inquilino o se un inquilino tenta di chiedere un risarcimento sulla base di affermazioni false, avrai i documenti per sostenere le tue dichiarazioni.

Property Manager: gestione della documentazione delle proprietà

Anche i registri delle proprietà sono importanti e dovrebbero essere organizzati per proprietari e conservati in un luogo sicuro.

Alcuni dei documenti che dovresti considerare di salvare includono:

– Proprietà, planimetrie e documenti assicurativi

– Licenze e permessi

– Rapporti di ispezione della proprietà

– Ricevute di acquisto di nuovi elettrodomestici o altri articoli per la proprietà

– Registri di manutenzione e riparazione della proprietà e relative ricevute

Property Manager

Property Manager: gestione dei tuoi contatti

Crea una cartella per avere sotto mano i contatti di ogni proprietario per il quale gestisci le proprietà.

Inoltre, per quanto tu possa essere pratico e organizzato, probabilmente a un certo punto hai dovuto ricorrere ai ripari per la manutenzione di una proprietà o altri servizi.

Crea una cartella separata per avere a portata di mano ogni figura lavorativa che potrebbe aiutarti o ti ha aiutato a gestire varie problematiche, come idraulici, elettricisti, pittori ecc. 

Se hanno fatto un ottimo lavoro, sai chi chiamare in futuro se si verifica un problema simile.

Mantieni aggiornata questa directory e ti ritroverai con un elenco di artigiani affidabili che possono svolgere bene il lavoro. Costruire buoni rapporti con queste figure professionali inoltre, può anche farti guadagnare sconti e trattamenti speciali.

Property Manager: gestione delle tue finanze

Tenere un resoconto dettagliato di quanto spendi e quanto guadagni è fondamentale per calcolare il tuo ritorno economico. Essere un Property Manager è un business e se vuoi che continui ad essere redditizio, oltre a rispettare tutte le leggi e i regolamenti, dovresti conservare i documenti finanziari, come la dichiarazione dei redditi e i bilanci di fine anno, le note spesa e le fatture e ricevute detraibili o deducibili in dichiarazione.

Per quanto tempo dovresti conservare tutti questi documenti? La risposta va da un anno a per sempre.

Naturalmente, ci sono alcuni documenti cruciali da conservare a lungo, ma altri, come ad esempio le ricevute, possono essere cestinati dopo un anno.

Per ogni evenienza, crea copie digitali di tutto ciò che hai intenzione di buttare via e conservali su un disco rigido esterno, in modo da non perdere tutto quando un computer si blocca.

Predisporre questo tipo di archivio per la prima volta potrebbe richiedere un po’ di tempo, ma se ti abitui a mantenerlo fissandoti un paio di appuntamenti al mese, mantenere ordine richiederà sempre meno impegno.

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